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Herzlich Willkommen

Wir bieten mehr als Sie erwarten

- nehmen Sie Platz und überzeugen Sie sich selbst!

Wir über uns

Lernen Sie uns kennen

Novodoc Imaging GmbH ist Ihr Partner für Dokumenten-Management-Dienstleistungen und -Systeme (DMS). Wir blicken auf mehr als 40 Jahre Erfahrung zurück und nicht nur unser Erfolg, sondern auch unsere vielen zufriedenen Kunden geben uns Recht:

Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen!

 

Eine gleichbleibend hohe Qualität ist für uns selbstverständlich und die Zertifizierungen ISO 9001 und ISO 27001 sind für uns Standard. Datenschutz hat für uns oberste Priorität, deshalb haben wir einen eigens dafür zertifizierten Datenschutzbeauftragten. Von der Posteingangsbearbeitung bis hin zum professionellen Archivieren im DMS bieten wir Ihnen Full-Service aus einer Hand!

 

Was macht uns so besonders? Neben zertifizierten Produkten und Dienstleistungen sind wir stolz auf unsere qualifizierten und engagierten Mitarbeiter, die meist schon viele Jahre für unser Unternehmen arbeiten. Es ist für uns selbstverständlich, dass alle Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, sowie einwandfreie polizeiliche Führungszeugnisse und Schufa-Auskünfte vorweisen.

 

Wir beraten Sie gerne, umfassend und individuell! Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Beratungstermin.

 

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und nehmen uns gerne Zeit für Sie!

 

Mit den besten Grüßen aus Erkelenz

 

 Margitta Kohten

Geschäftsführung

Paul de Meulemeester

Geschäftsführender Gesellschafter

Neuigkeiten

Wir freuen uns die Neuerung verkünden zu können: Novodoc Imaging GmbH ist ab sofort Teil der Unternehmensgruppe The International Information Management Group (TIIMG). So können wir unser Portfolio für unsere Kunden um einige spannende Dienstleistungen erweitern.

Zahlen Daten Fakten

Gründung 1979

Niederlassung

in Erkelenz

ISO  zertifiziert

ISO 27001

ISO 9001

42 festangestellte Mitarbeiter

Partner

DocuWare

und

JobRouter

Grundsatz

Unser Grundsatz
Vereinfachen Sie Ihre Unternehmensprozesse

Vertrauen Sie Ihrem Spezialisten für sämtliche Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente. Wir haben es uns zum Ziel gemacht, Ihnen auf dem Weg zum papierlosen Büro zur Seite zu stehen und mit Ihnen zusammen ein Maximum an Verfügbarkeit und Datensicherheit zu erreichen - kinderleicht.


Mehr als Sie erwarten! Gerne übernehmen wir den Full-Service rund um Ihre Dokumente für Sie! Ob Rechnung, Personalakte, Bauunterlage oder historisches Dokument, bei uns sind Sie richtig. Von der Digitalisierung und Veredelung, über die Archivierung oder zertifizierte Vernichtung, bis hin zur Integration in das Dokumenten-Management-System DocuWare® und die Verknüpfung mit unserem Workflowlösungen von JobRouter®, sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. So können Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und diese Verantwortung an einen kompetenten Partner abgeben.

Unser Grundsatz: optimaler Einsatz der Ressourcen Mensch und Natur. Nicht nur der Umwelt zuliebe helfen wir Ihnen Raum für große Papierarchive und Papier für doppelte Ablagesysteme und internen Dokumentenumlauf zu sparen. Wir helfen Ihnen auch die Ressource Zeit und Energie Ihrer Mitarbeiter optimal zu nutzen. Lange Such- und Abstimmungsprozesse demotivieren Ihre Mitarbeiter und halten Sie von der optimalen Nutzung Ihrer Stärken ab. Home Office ist heute in vielen Unternehmen das „neue Normal“ und damit geht der dezentrale Zugriff auf Dokumente einher. Für Unternehmen bedeutet das neue Herausforderungen meistern, gerne unterstützen wir sie bei der Umsetzung. Überlassen Sie uns die Verwaltung Ihrer Dokumente und sparen Sie so Zeit, Geld und Nerven!
 

Unsere Leistung
Dokumenten-Management

DIGITALISIERUNG

Mehr als Sie erwarten! Wir digitalisieren jede Art von Printmedien: Ob Zeichnungen, Dokumentationen, Kundenakten, Bücher oder historische Dokumente - für uns kein Problem! Qualifizierte Mitarbeiter und Hochleistungsscanner garantieren maximale Qualität.

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Scannen

Wir sind hervorragend ausgestattet mit Scannern namhafter Hersteller. Für die große Zahl unterschiedlicher Medien verwenden wir Einzugs-, Flachbett- und Aufsichtscanner (Buchscanner). Mit diesen Geräten decken wir den Bereich von DIN A4 (und kleiner) bis DIN A0 und Übergrößen ab. Unterstützt durch Bildbearbeitungs- und Bildaufbereitungssoftware (wie z.B. VRS) werden aus den Originalen qualitativ hochwertige Digitalisate erstellt.

Wir übernehmen für Sie die komplette Aktenvorbereitung wie Ausheften, Entklammern und Glätten der Belege! Die Verarbeitungsprozesse (z.B. Entfernung von leeren Rückseiten, digitale Hintergrundsäuberung, digitales Ausrichten und Beschneiden, Volltexterkennung (OCR), etc.) können individuell angepasst werden.

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ARCHIVIERUNG

Individuell und revisionssicher nach Ihren Anforderungen:

• digital im Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare;

• physisch in Hochsicherheitsarchiven je nach Ihrer Anforderung in Zeichnungsrollen, Archivkartons, auf Paletten, in Tresoren etc.

ZERTIFIZIERTE VERNICHTUNG

Wollen Sie nach der Digitalisierung die Papierunterlagen vernichten, erledigen wir das gerne für Sie. Unser langjähriger Vernichtungspartner gewährleistet durch mobiles Equipment eine Vernichtung direkt vor Ort unter Beisein unseres Datenschutzbeauftragten. Eine Vernichtung erfolgt selbstverständlich nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe unseres Kunden gemäß EU-DSGVO DIN 66399 Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4.

DMS UND WORKFLOWLÖSUNGEN

Dokumenten-Management nach Datenschutzrichtlinien mit DocuWare und JobRouter

Als DocuWare® Partner bieten wir umfassenden Support beim Aufbau und der Pflege eines webbasierten DMS-Systems. Ihr individualisiertes Archivierungskonzept z.B. für eingehende und ausgehende Korrespondenz sowie für Massendaten aus der FIBU ermöglicht Ihnen eine schnelle und unabhängige Datenabfrage - auch von unterwegs mit der App. Es garantiert einen reibungslosen, beschleunigten Informationsfluss überall und jederzeit. Sie legen die Prozesse individuell nach Ihrem Unternehmensalltag fest und Docuware wird nach einer ausführlichen Beratung und Bedarfsanalyse in Ihre bestehende Software-Umgebung integriert.

Ihre Möglichkeiten auf einen Blick:

Verwaltung und Sicherung von Dokumenten

• revisionssichere Langzeitarchivierung

• geordnete und zentrale Ablage für alle Abteilungen

• Nachvollziehbarkeit bei Änderungen

Full_Service

Unsere Leistung
Full Service

Neben unserem Kerngeschäft bieten wie Ihnen auch viele Dienstleistungen an, die Ihnen Ihren Unternehmensalltag erleichtern. Sehen Sie hier einen Auszug unseres Angebotes und fragen Sie weitere Dienstleistungen gerne an!

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Posteingangsbearbeitung

Wir machen Ihren Posteingang unabhängig von Ihrem Standort: Zentraler Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf Eingangspost jeder Art (Brief, E-Mail, Fax etc.) - Filialen und Standort übergreifend.

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Unsere Leistung
Reprografie

KOPIEREN, DRUCKEN, PLOTTEN

Was Sie auch benötigen, fragen Sie uns:

• S/W- und Farb-Drucke,

• Plotten bis 1067mm Breite und in Überlänge,

• Dokumentationserstellung - auf Wunsch auch inklusive Lieferung zur Baustelle.

Nutzen

Ihr Nutzen

Flexibel. Professionell. Zuverlässig.

Als unabhängiger Dienstleister für Dokumenten-Management-Systeme und Workflowlösungen sind wir mit unserem langjährigen Mitarbeiterstamm flexibel und zuverlässig. Unsere professionelle Projektplanung gibt Ihnen jederzeit volle Transparenz des Projektstandes.

Vertrauen Sie auf uns und profitieren Sie von einem schnellen und unabhängigen Zugriff auf Ihre Daten und einen reibungslosen und beschleunigten Informationsfluss  - unabhängig von Ort und Zeit. Durch Ihr individuelles Lösungskonzept optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse.

Seien Sie mit uns auf dem Weg in das Büro der Zukunft Ihren Wettbewerbern immer eine Nasenlänge voraus!

Partner

Unsere Partner
gebündelte Kompetenz

​Die ISO-Zertifizierung unterstreicht die Qualität unserer Leistungen. Zwei weitere Gründe sprechen für Novodoc Imaging: Wir sind autorisierter Partner für die Dokumentensoftware DocuWare® und die Workflowsoftware JobRouter®. Gerne entwickeln wir ein individuelles Lösungskonzept für Sie!

Datenschutz

Datenschutz

HAT FÜR UNS OBERSTE PRIORITÄT!

• Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen wird durch einen hauseigenen Datenschutzbeauftragten überwacht

• Alle Mitarbeiter sind auf die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien geschult

• Zertifizierte Dokumentenvernichtung durch Aktenvernichtungsfahrzeuge unter Aufsicht des Datenschutzbeauftragten direkt vor Ort

Unser Team

Wir sind stolz auf unsere qualifizierten und engagierten Mitarbeiter, die meist schon viele Jahre für unser Unternehmen arbeiten. Selbstverständlich für uns sind:

• regelmäßige Schulungen

• eine einwandfreie Schufa-Auskunft

• ein eintragsfreies polizeiliches Führungszeugnis

• die Verpflichtung zum Datenschutz gemäß Datenschutzgesetz (BDSG)

Unsere Ansprechpartner für Sie

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Olga Justus
Projektleitung

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Birgit Schmitz

Kundenbetreuung

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Alexander Peskes
IT Leitung

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Alexandra Müller
Projektleitung

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Elvira Lange
Ass. Projektmanagment

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Peter Kohten

Datenschutzbeauftragter

Jürgen Randerath
Reprografie

Team Digitalisierung und Logistik
Flexibel. Professionell. Zuverlässig.

  • Welche Unterlagen können digitalisiert werden?
    Grundsätzlich können wir jedes Dokument digitalisieren. Unsere Scanabteilung ist umfassend ausgestattet mit hochwertigen Scannern namhafter Hersteller. Wir können mit unseren unterschiedlichen Einzugsscannern, Flachbettscannern und Buchscannern von der Postkarte bis zur Zeichnung im Format > DIN A0 jedes erdenkliche Format scannen. Mit unseren Buchscannern digitalisieren wir auch empfindliche historische Dokumente. Unser Personal wird kontinuierlich geschult und bringt größtenteils langjährige Erfahrung mit. Gerne sichten wir Ihre Dokumente. Kontaktieren Sie einfach Margitta Kohten für eine individuelle Beratung!
  • Was müssen wir vorbereiten?
    So viel bzw. so wenig Sie wollen. Wenn gewünscht, bieten wir Ihnen einen Full Service rund um Ihre Dokumente an.
  • Welche Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung bieten Sie an?
    Wir bieten Ihnen einen umfangreichen Rund-um-Service an von A wie Abholung mit eigenen Fahrzeugen und Fahrern, Einpacken Ihrer Unterlagen mit Abgleich oder Erstellung von Übergabelisten, Aktenvorbereitung wie Entheften, Entklammern oder Glätten, Digitalisieren und Veredeln, Indexierung und Import der Daten in Ihr Dokumenten-Management-System, kurzfristige oder langfristige Archivierung von Dokumenten oder Daten bis Z wie zertifizierte Vor-Ort-Vernichtung der Papierunterlagen. In allen Belangen sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. So können Sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
  • In welchem Format erhalten wir unsere digitalen Dokumente?
    Grundsätzlich: in dem Format, dass Sie benötigen. Natürlich gibt es Standards für die Archivierung spezieller Daten, die sich bewährt haben. Durch unsere Mitgliedschaft in der PDF Association sind wir hier immer auf dem neusten Stand. Wir stehen Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung. Auch die Verarbeitungsprozesse wie z.B. Entfernung von leeren Rückseiten, digitale Hintergrundsäuberung, digitales Ausrichten und Beschneiden, Volltexterkennung (OCR), etc. können individuell angepasst werden. Sie benötigen eine Importdatei für Ihr Dokumenten-Management-System? Kein Problem, auch das bieten wir Ihnen gerne an.
  • Wie finden wir uns in den gescannten Dokumenten zurecht?
    Gerne übernehmen wir Ihre Ordnerstruktur auch im Digitalisat oder passen Sie Ihren Vorgaben und Wünschen an. Auf Wunsch ordnen wir die digitalen Dokumente chronologisch angelegter Akten den von Ihnen vorgegebenen Dokumentenklassen zu. Dazu setzen wir uns gerne mit Ihnen in einem individuellen Beratungsgespräch zusammen. Sie werden vielleicht überrascht sein, wie viel schneller man im digitalen Dokument an die gesuchten Informationen kommt, Hyperlinks und Volltextsuche durch OCR-Erkennung unterstützen hier enorm.
  • Sollen wir unsere Dokumente besser in Farbe oder schwarz-weiß digitalisieren?
    Wir scannen immer nach Ihren Anforderungen. Unser Standard ist der Farbscan, da er mehr Detailtiefe hat und auch bei alten Dokumenten z.B. verblasste Notizen besser abbildet. Zusätzlich ist der Wiedererkennungsgrad in Farbe höher, was nach unserer Erfahrung zu mehr Akzeptanz bei den Nutzern führt. Grundsätzlich bieten wir auch den Scan in schwarz-weiß oder Graustufen an. Sind Sie noch unsicher? Gerne vereinbaren wir einen Sichtungstermin mit Ihnen und schauen uns Ihre Dokumente gemeinsam an.
  • Wie werden unsere sensiblen bzw. kostbaren Dokumente transportiert?
    Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten hat für uns oberste Priorität! Wir arbeiten ausschließlich mit festangestellten, eigenen Fahrern, die im Datenschutz geschult sind. Die Dokumente werden in abschließbaren, feuerfesten Boxen transportiert. Der Transport erfolgt auf direktem Wege und ohne Zwischenhalte und lange Standzeiten innerhalb eines Tages. Die Fahrzeuge bleiben nicht unbeaufsichtigt, in Ausnahmefällen wird immer einer der Mitarbeiter im Fahrzeug verbleiben. Das Archivgut verbleibt auf keinen Fall über Nacht außerhalb unseres gesicherten Gebäudes und wird bis zur Verarbeitung sicher bei uns eingelagert.
  • Was geschieht nach der Digitalisierung mit den Papierunterlagen?
    Da handeln wir ganz nach Ihren Anforderungen. Wir können Ihnen von einer Rücklieferung nach Zurückheften der Unterlagen in die Akten bzw. Ordner oder Rücklegung als lose Blattsammlung bis zur zertifizierten Vernichtung oder langfristigen Lagerung alles bieten. Hier sollten Sie individuell nach Dokumententyp entscheiden. Bei historischen Dokumenten ist eine Rücklieferung im Originalzustand eine Selbstverständlichkeit, im Gegensatz dazu lohnt sich dieser Aufwand für z.B. Rechnungen vermutlich nicht. So empfehlen wir meist bei kaufmännischen Unterlagen oder Personalakten, diese im Anschluss zertifiziert zu vernichten, oder sie, wenn Sie vielleicht erst einmal eine Zeit mit den digitalen Dokumenten gearbeitet haben wollen, als lose Blattsammlung auf bestimmte Zeit einzulagern. Auch hier beraten wir Sie gerne individuell.
  • Haben Sie Erfahrung mit historischem Material?
    Ja, haben wir! Wir sind stolz, hier schon viele sehr spannende Projekte umgesetzt zu haben. Wir nutzen dazu verschiedene High End Buchscanner der Marke Microbox und sind geübt, auch gebundene Dokumente bis größer DIN A0 zu digitalisieren. Gerne setzen wir Ihre besonderen Anforderungen an Lagerung, Transport und Handling nach Ihren Vorgaben um.
  • Bieten Sie Digitalisierung auf Einzelanforderung nach Bedarf an?
    Sie nutzen die alten Unterlagen nicht mehr, müssen Sie aber aus verschiedensten Gründen aufbewahren? Wir bieten Ihnen gerne Scan-on-Demand an. Was ist das: Wir lagern Ihre Akten und Dokumente ein und wann immer Sie einen Vorgang benötigen, scannen wir ihn für Sie innerhalb eines mit Ihnen vereinbarten Zeitrahmens nach Ihren Vorgaben ein.
  • Wir nutzen die Papierdokumente nach der Digitalisierung nicht mehr, wollen Sie aber zur Sicherheit lagern, können Sie das anbieten?
    Sehr gerne lagern wir Ihre Dokumente für Sie ein. Unser Lager befindet sich direkt im Hauptfirmensitz in Erkelenz. Sollten bei uns einmal alle Lagerplätze belegt sein, arbeiten wir mit zuverlässigen Partnern zusammen, sowohl in Deutschland als auch im grenznahen EU-Bereich, und übernehmen die Verwaltung für Sie.
  • Wie sicher ist die Digitalisierung?
    Häufig hören wir von Kunden, dass sie Angst haben, Informationen könnten beim Digitalisierungsprozess verloren gehen. Diese Angst können wir Ihnen nehmen. Bei uns werden Ihre Dokumente ausschließlich händisch vorbereitet. Bei uns entfernen Mitarbeiter grundsätzlich alle Klammern, sie schneiden sie nicht ab. Befinden sich Klebezettel auf Ihren Unterlagen? Diese lösen wir von Hand und kleben sie auf die leere Rückseite. So geht keine Information verloren und Sie können sich sicher sein, dass der Zettel keine Information auf dem Hauptblatt verdeckt. Während des Scanvorganges treffen wir folgende Maßnahmen, um eine 1:1 Digitalisierung zu gewährleisten: o Sichtkontrolle während des Scanvorgangs o Qualitative und quantitative Image-, Vollständigkeits- und Doppelabzugskontrolle während des Scannens und Ausrichtens der digitalisierten Dokumente o Nochmalige Sichtkontrolle bei der Indexierung der digitalisierten Dokumente o Zusätzliche Stichprobenkontrolle durch die verantwortliche Projektleitung o Stichprobenkontrolle durch den Auftraggeber bei der Übermittlung der digitalisierten Dokumente Wir versprechen Ihnen, unsere Mitarbeiter denken mit, und zwar in Ihrem Sinne. Gerne verraten wir Ihnen mehr Details in einem individuellen Beratungsgespräch.
  • Wie handhaben Sie Datenschutz?
    Datenschutz hat für uns oberste Priorität. Unsere Mitarbeiter werden kontinuierlich durch unseren zertifizierten firmeninternen Datenschutzbeauftragten geschult. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten Peter Kohten.
  • Lohnt sich ein Dokumenten-Management-System für uns?
    Gute Frage. Wie viele Dokumente wollen Sie verwalten? Wie viele Mitarbeiter sollen Zugriff haben? Von wie vielen Standorten sollen Ihre Mitarbeiter Zugriff haben? Wollen Sie lediglich Dokumente verwalteten oder ganze Workflows abbilden? Heute ist Home- Office in vielen Unternehmen gang und gäbe und somit wird der dezentrale Zugriff auf Daten immer wichtiger. Dokumenten-Management-Systeme können Sie dabei unterstützen. Wir sind autorisierter Partner der Firmen Docuware und Jobrouter und beraten Sie gerne individuell und zeigen Ihnen auf, dass die Software viel mehr kann, als nur Dokumente verwalten. Vielleicht wollen Sie mit einer kleinen Version einsteigen und diese je nach Bedarf erweitern? Mit der Docuware Cloud ist das mit überschaubarem Invest umsetzbar. Denn Akten sind teure Mieter, mit unserer digitalen Lösung sind keine physischen Archive mehr nötig. Wir beraten Sie gerne.
  • Wie wird Docuware angeboten: On-Premise oder als Cloud Version?
    DocuWare bietet sowohl On-Premise- als auch Cloud-Lösungen an. Die On-Premise-Lösung bezieht sich auf die Bereitstellung von Software auf lokalen Servern, während Cloud-Lösungen auf Cloud-Computing-Technologie basieren und über das Internet bereitgestellt werden.
  • Welchen Vorteil hat eine On-Premise Lösung?
    Die On-Premise-Lösung von DocuWare bietet Unternehmen mehr Kontrolle und Flexibilität bei der Verwaltung Ihrer Dokumente und Prozesse. Sie können Ihre Daten lokal auf eigenen Servern speichern. Die Absicherung der Daten liegt dann in Ihrer Eigenverantwortung. Ob On-Premise oder Cloud Lösung, sie haben immer die Möglichkeit, die Software nach Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Welche Variante die beste Wahl ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wir beraten Sie gerne, kontaktieren Sie gerne unseren Kollegen Alexander Peskes.
  • Welchen Vorteil bietet eine Cloud Lösung?
    Die Cloud-Lösung von DocuWare bietet den Vorteil, dass Ihr Unternehmen keine eigenen Server oder Hardware anschaffen muss und von einer schnelleren Implementierung und Skalierbarkeit profitiert. Außerdem sind die Daten in der Cloud mehrfach gegen Ausfälle geschützt und können von jedem Ort aus abgerufen werden. Welche Variante die beste Wahl ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wir beraten Sie gerne, kontaktieren Sie gerne unseren Kollegen Alexander Peskes.
  • Ist die Cloud sicher?
    DocuWare ist ein renommiertes Unternehmen, das Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen anbietet. Die Sicherheit Ihrer Daten hat dabei oberste Priorität. Die Plattform implementiert strenge Sicherheitsprotokolle, um die Datenintegrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Die DocuWare Cloud ist zudem ISO/IEC 27001-zertifiziert, was bedeutet, dass sie strenge Sicherheitsprotokolle einhält und kontinuierlich überprüft wird, um sicherzustellen, dass sie den Sicherheitsstandards entspricht. Wenn Sie weitere Details erfahren möchten, kontaktieren Sie gerne unseren Kollegen Alexander Peskes.
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Webinar

Kostenloser Workshop an Ihrem Computer

Gerne bieten wir Ihnen ein kostenloses unverbindliches Beratungsgespräch. Ihr Thema ist nicht dabei? Sprechen Sie uns gerne an!​​

  • Do`s and Don`ts bei der Digitalisierung von Personalakten

  • So wird die Digitalisierung Ihrer Baupläne ein Erfolg

  • Nie wieder zum Briefkasten müssen: Ihr Digitaler Posteingang

  • DMS: Wie und wo fange ich an – wir helfen Ihnen den Wald vor lauter Bäumen wieder zu sehen

Kontakt

Adresse

Gewerbestraße Süd 12

41812 Erkelenz

Deutschland

Kontakt

Tel.: +49 (0) 2431 97744 0

Fax: +49 (0) 2431 97744 15

E-Mail: info@novodoc.de

Öffnungszeiten

Montag bis Donnerstag Freitag

7:00 bis 16:45 Uhr

7:00 bis 12:45 Uhr

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